Le cloud (Internet en quelque sorte) est entré dans le quotidien de chacun depuis plusieurs décennies maintenant. Il est désormais entré dans le monde du travail avec des outils de collaboration. L’utilisation de ces outils a été en forte progression quand les entreprises ont mis leurs salariés au télétravail durant la crise de la Covid-19. Mais avant cela, le travail à distance ou à domicile était en place et Internet a facilité ce mode de travail. Quelles sont les applications qui accompagnent quotidiennement les collaborateurs ? A quoi servent-elles et comment travailler avec ?

 

 

Communiquez avec le cloud

 

Le premier outil de collaboration est la messagerie. Qu’il soit en internet ou en intranet (partage à l’intérieur d’un groupe d’entreprises), le partage des documents ou d’informations se fait à l’aide d’une adresse e-mail.

Pour communiquer avec d’autres personnes, vous devez connaître l’adresse e-mail de ces dernières. Beaucoup de professionnels communiquent sur leurs activités à l’aide d’une newsletter. Préalablement, ils doivent demander l’adresse e-mail des personnes pour l’envoyer, même si ces professionnels ont déjà votre adresse pour un autre usage. (cela relève du RGPD, dont je rédigerai un article à ce sujet.)

 

Dans une entreprise qui travaille avec l’intranet, il n’y a pas véritablement de consentement pour accepter de recevoir les mails des personnes dont les services ou les informations ne vous intéresse pas. Mais vous êtes tout de même dans le vaste répertoire des adresses (professionnelles) du fait d’avoir signé un contrat de travail pour intégrer l’entreprise, filiale d’un groupe, par exemple.

 

 

Explorez vos fichiers dans le cloud

 

Pour ma part, j’utilise « Google Drive » mais «Onedrive» de Microsoft s’appréhende de la même façon. Google Drive est ni plus ni moins qu’un exploreur de fichiers à partager avec d’autres personnes. Il faut au préalable demander leur adresse e-mail.

Lorsque vous déposez un document sur le «Drive», un mail est envoyé au(x) destinataire(s). Il peut alors simplement le consulter, le commenter ou le modifier directement. Pour chaque action, l’expéditeur est alerté par mail à son tour. Le travail peut se faire sur le « drive » au lieu d’enregistrer et modifier sur les logiciels que vous connaissez (Word, Excel, etc.). L’équivalent de ces logiciels sur Google Drive sont :

 

• Docs, un traitement de texte,
• Sheets, un tableur,
• Slides, une présentation,
• Agenda,
• etc.

 Le côté magique du travail en collaboration et en partage, permet aux personnes connectées en même temps, d’écrire ou de réaliser un document à plusieurs mains simultanément.

 

 

Gérez votre activité grâce au cloud

 

Vous le savez, la numérisation des factures devient obligatoire entre 2024 et 2026, selon la taille des entreprises privées. (pour les marchés publics, c’est déjà le cas depuis 2020.) Alors, autant commencer à se familiariser avec les plates-formes de facturation.

 

Une secrétaire indépendante, gère la facturation de plusieurs clients en plus de la sienne. Elle peut, avec une même application gérer plusieurs comptes. C’est le cas avec « Henrri », une application de gestion, comme pour d’autres.

Sur le même principe du drive et de l’e-mail, la secrétaire indépendante envoie les factures aux entreprises dont elle a la gestion, ainsi qu’aux comptables. Ayant le carnet d’adresses des clients des entreprises, elle a également la possibilité de les envoyer directement à eux.

 

Sur le logiciel précédemment évoqué, vous pouvez obtenir une analyse des chiffres d’affaires en temps réel et d’un état des lieux des relances et des impayés. Ainsi, les entreprises et les secrétaires indépendantes (je prêche pour ma paroisse.) deviennent autonomes dans la gestion devis/factures.

 

 

Parmi toutes ces applications qui permettent la collaboration à distance, il y a aussi des applications de visio-conférence. Vous le savez, sans ces réunions, il n’y a pas de projets collaboratifs et chacun avance sans réellement avoir la connaissance du travail à poursuivre.

 

Ces outils de Cloud, comme la messagerie, le drive et les applications de gestions, permettent cette poursuite du travail collectif. Internet est présent depuis des décennies, le partage du travail en ligne n’en est qu’à ces prémices.