Comment redonner des priorités sur le plan personnel et sur le plan professionnel ? Entre entrepreneur, c'est jongler avec de multiples sollicitations. Seulement, certaines sont plus importantes que d'autres. C'est ce que nous alors observer en vous aidant à construire votre matrice Eisenhower. Mais d'abord, définissons les quatre quadrants de cette loi du temps.
SOMMAIRE
- Qu’est-ce que la matrice Eisenhower ?
- Pourquoi utiliser la matrice ?
- Quels sont les quatre quadrants ?
- Comment s’organiser avec la matrice ?
- D’autres lois de gestion du temps
Matrice Eisenhower : définition
Nous devons le nom de cette matrice à un ancien Président des États-Unis d’Amérique, Dwight D. Eisenhower (mandats de 1953 à 1961). Il aurait dit : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important ».
Alors une matrice a été élaborée pour nous aider à gérer son temps et à déterminer les priorités.
Cette matrice consiste donc à classer les tâches comme suit :
- les tâches urgentes et importantes,
- les tâches urgentes et non importantes,
- les tâches non urgentes et importantes,
- les tâches non urgentes et non importantes.
Matrice Eisenhower : pourquoi l’utiliser ?
Vous aimeriez avoir des journées de quarante-huit heures ? Comme c’est impossible, la matrice va vous aider à organiser une semaine, voire plus, selon les projets de chacun.
Nous planifions à tort le domaine professionnel avant celui du personnel. En effet, ce domaine est relégué parfois dans la colonne « si j’ai le temps » de l’agenda.
Cette méthode de gestion de temps permet d’inclure ces moments propices avec la famille et les proches. Aussi, pour entreprendre d’autres projets ou apprentissage.
En plus de la répartition concernant le personnel et le professionnel, cet outil offre d’autres avantages :
- Prioriser les tâches selon leur importance. Vous serez plus efficace à vous concentrer en premier sur les actions qui ont un impact direct sur vos objectifs.
- Avoir une meilleure organisation. La matrice vous aide à remplir votre emploi du temps. Et ainsi, vous gagnez du temps en vous mettant en action à la simple lecture de l’agenda.
- Améliorer la productivité et l’efficacité. Cette méthode vous encourage à aller à l’essentiel pour ce qui vous semble important.
- Suppression du stress. En priorisant les opérations importantes, vous éliminez toute source de stress, car vous aurez respecté la deadline.
Matrice Eisenhower : quels sont les quatre quadrants ?
Selon cette loi de gestion du temps et en reprenant la définition d’Eisenhower, il y a quatre cases à remplir dans la matrice.
- Urgent et important pour les actions à réaliser en priorité,
- Non-urgent et important pour les tâches à planifier,
- Urgent et non important sont les opérations à déléguer
- Non urgent et non important pour les tâches à éliminer.
Par exemple, vous êtes entrepreneur voulant donner la priorité à sa vie privée et délègue facilement quelques réalisations de son business, comme la rédaction web.
Votre matrice ressemblerait à celle-ci :
- La case Urgent et important : les activités périscolaires afin d’accompagner les enfants.
- La case Non-urgent et important : les rendez-vous avec vos futurs partenaires business.
- La case urgent et non important : la délégation des contenus marketing de votre marque.
- La case non urgent et non important : la réponse à des messages privés sur LinkedIn n’ayant aucun intérêt à ce moment-là.
Matrice Eisenhower : comment s’organiser avec la matrice ?
En préparant la semaine suivante, vous avez une To do list. Pour les non-adeptes du journal bullet, c’est une liste à puces de choses à réaliser.
Cette liste vous aide à répertorier les tâches professionnelles et personnelles.
La matrice sert à trier dans le but de clarifier et ne pas vous laisser déborder par cette longue liste.
Ensuite, vous reportez sur votre agenda. Il est évidemment impossible de déplacer les rendez-vous, à moins d’une extrême urgence que personne n’aura prévu.
Généralement, les actions pour lesquelles nous procrastinons sont des actions les plus importantes. Ce sont ces tâches qu’il faut placer en début de semaine. Leurs réalisations terminées vous donneront une motivation supplémentaire dans la poursuite de vos objectifs.
Matrice Eisenhower : les autres lois de gestion du temps
La loi de Parkinson
Cyril North Cote Parkinson (Historien britannique, 1909 – 1993) constatait : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Comme pour un rendez-vous ou un examen de baccalauréat, cette loi, consiste à déterminer un temps dans la réalisation des tâches.
La loi de Carlson
Sune Carlson (Économiste suédois, 1909 – 1999) proposait de tout réaliser en une seule fois. C’est-à-dire qu’effectuer la gestion administrative un peu plusieurs fois par semaine peu être néfaste à la productivité. Cela équivaut à ne pas remettre au lendemain ce que nous pouvons faire aujourd’hui.
La loi de Hofstadter
Douglas Richard Hofstadter (universitaire américain, 1945) estimait qu’un travail peut être rallongé si nous avons la méconnaissance de celui-ci. C’est souvent le cas pour un nouveau projet. Il est nécessaire alors de rajouter du temps par rapport au délai prévu initialement. Cela évite le stress face aux imprévus ou se laisser le temps de revoir la copie.
Je saurais également vous recommander le livre de Brian Tracy « Avalez un crapaud » où l’auteur et conférencier énumère vingt-et-une règles pour améliorer son organisation afin de garder la priorité sur vous et vos objectifs professionnels et personnels.
La matrice Eisenhower est une méthode d'organisation et un outil de gestion de temps efficace. Cette méthode définit les tâches urgentes et importantes pour se concentrer sur vos objectifs. Ainsi, en hiérarchisant les tâches à accomplir, vous améliorez votre productivité et vos résultats.
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Article écrit par Valérie
Rédactrice Web - Manager Pinterest
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