Créer un mur Kanban | Le guide complet

Mise à jour : juin 2024

Quel est le principe du système Kanban ? Vous ne savez plus où vous en êtes dans vos projets ? La meilleure façon de le savoir est de noter toutes les étapes et votre avancée. Le mur Kanban est la solution pour visualiser vos projets. Dans cet article, je vous guide pour construire votre mur Kanban afin d'être efficace dans la réalisation de votre travail. Mais avant cela, rappelons sa définition.

SOMMAIRE

1. C'est quoi la méthode Kanban ?
2. Les avantages de cette méthode ?
3. Comment faire un mur Kanban ?
4. Comment le réaliser ?
5. Dans le perso...

Mur Kanban : définition de la méthode

La méthode Kanban est issue du système de production de la firme automobile Toyota porté par Taiichi Ono, alors responsable des stocks.

Ce concept du « juste à temps » permet de réduire les coûts de production par les flux tendus. Une carte kanban est fixée à un sachet de composants. Si celui-ci est vide et donc vendu, la carte retourne sur le tableau. L’idée étant de limiter la circulation des cartes pour stocker peu de produits. Les cartes circulent entre les postes de production.

Mais de nos jours, il s’agit d’une méthode de management visuel pour observer l’avancée d’un grand projet sur plusieurs semaines ou même sur plusieurs mois (construction d’un bâtiment, élaboration d’une stratégie marketing, écrire un roman, planifier un projet familial, etc.).

Pour ma part, le mur kanban m’a servi récemment pour améliorer mon blog pour le référencement naturel, un aspect du marketing digital. Je vous l’expliquerai plus bas dans la quatrième partie, qu’est la réalisation de la méthode.

Le mur Kanban est un outil de gestion de projet pouvant prendre la forme d'un tableau pour un management visuel. Il permet d'être efficace dans la réalisation du travail 

et le mener jusqu'à son terme.

Mur Kanban : les avantages

Cet outil de planification définit toutes les tâches et donc permet d’anticiper le travail à effectuer. Ce qui amène d’autres avantages :

• Efficacité : noter à l’avance les tâches d’un grand projet permet de se mettre tout de suite au travail dès que l’on observe le travail du jour.

• Réduction de stress : les tâches sont couchées sur papier en effectuant un brainstorming. Cette réflexion prépare la construction du mur pour ensuite se laisser guider en visualisant celui-ci. Si une nouvelle idée arrive à l’esprit, il suffit de la noter simplement.

• Améliorer la qualité : toutes les étapes ont été prévues pour ne rien manquer. Ainsi, le projet peut débuter sereinement. Même l’anticipation d’imprévu a été pensée avec les deadlines. Rien ne pourra perturber le travail qui sera fait dans de bonnes conditions.

• Améliore la communication : le mur Kanban peut être un mur partagé pour travailler en collaboration. Nous verrons par la suite comment faire travailler les équipes avec le tableau. Chaque collaborateur observe l’avancée de l’équipe. Il peut également venir épauler les collègues en cas de blocage.

• Méthode agile : une fois défini, le mur peut être flexible pour réajuster des éléments qui conviendraient mieux au projet. Cela peut être l’ajout d’une colonne, de fiche, de collaborateur, etc. Cette agilité permet de revoir aussi les priorités. C’est aussi ce que je vous expliquerai plus bas avec cet article, justement.

Mur Kanban : comment le construire ?

De base, un mur Kanban est un tableau avec trois colonnes :

• « A FAIRE », pour toutes les tâches du projet,
• « EN COURS », pour les tâches entreprises sur le moment,
• « TERMINE », pour clôturer certaines actions.

Nous avons vu que la méthode était flexible et donc le tableau peut comporter d’autres colonnes.

Cela peut être « BLOCAGE », « EN ATTENTE », etc. En faisant le choix d’ajouter la colonne « EN ATTENTE », vous faites glisser les tâches depuis la colonne « A FAIRE ». Celle-ci deviendra une colonne de priorité. La colonne « BLOCAGE » recevra les cartes (ou les fiches) de collaborateurs qui ont été stoppés par manque d’informations ou de compétences spécifiques.

Les cartes (ou les fiches) sont manipulables d’une colonne à une autre à l’aide d’un système de collage selon le support que vous aurez choisi. Voici les éléments des cartes :

• Les tâches principales,
• Les sous-tâches,
• Les dates d’échéance,
• L’équipe et le responsable.

Un code couleur peut être prévu pour identifier les équipes ou une grande étape du projet. La couleur sera donc distribuée sur toutes les fiches représentant une étapes spécifiques.

Le mur Kanban était un support visuel, il est recommandé d’y mettre de la couleur pour se féliciter du travail accompli. Car un projet de grande ampleur mérite des récompenses en cours de route. Cela motive davantage.

« Si l'on n'investit pas sur le long terme, il n'y a pas de court terme. »

 

Mur Kanban : exemple de réalisation

Tout au long de l’article, j’ai mentionné le fait que la méthode Kanban m’a servi dans mon projet d’amélioration du blog tout en pensant à cet article en particulier. En observant les commentaires, j’ai reçu une remarque très pertinente.

Dans mon projet, j’ai donc créé une priorité qui n’existait pas avant ce commentaire. De fait, la carte « RÉÉCRIRE L’ARTICLE LE MUR KANBAN » est à l’heure où je le réécris, dans la colonne « EN COURS ».

Commençons par le choix du support. Vous pouvez opter pour un tableau en liège, un tableau en bois, un mur, etc. Esthétiquement, j’ai choisi l’intérieur des portes d’un placard de mon appartement. Peu importe le support, il faut qu’il soit pratique pour pouvoir ajouter des fiches et des colonnes.

La création des fiches est simple. Vous mentionnez la tâche à réaliser. Celle-ci peut avoir un code couleur. En dessous, il y aura les sous-tâches avec des cases à cocher. Ensuite, il faudra lui attribuer un collaborateur ou une équipe. La fiche entière peut donc être d’une couleur, celle de l’équipe. Enfin, pour donner une priorité et de la motivation, chaque carte doit comporter une date d’échéance.

Voici un extrait de mon tableau pour améliorer mon blog :

La durée totale du travail d’amélioration est de trois mois. Comme certains projets, les tâches se répètent et donc les fiches font des allers-retours entre les trois colonnes. Dans ce cas, sur les fiches, il sera simplement noté la tâche à effectuer.

Maintenant, il est tant d'inscrire sur votre agenda ou sur votre journal bullet, les tâches à effectuer dans la semaine.

Mur Kanban : pour le perso…

Voilà une façon d’améliorer sa qualité de vie. Celle de supprimer sa charge mentale.

Le mur Kanban est alors un outil pour planifier son quotidien personnel en y impliquant tous les membres de la famille, petits et grands. Voici pour quelles raisons vous pouvez l’utiliser :

• Coexister le planning professionnel d'entrepreneur avec les activités des enfants. Les colonnes sont tous les jours de la semaine. La natation du dernier est affiché le mercredi, mais une semaine sur deux, la carte change de couleur dans cette colonne pour indiquer qui de papa ou maman l’emmènera à la piscine.

• Préparer les vacances : les trois colonnes suffisent. Les cartes seront pour penser au renouvellement des passeports, à la réservation de l’hôtel, à la réparation de la voiture, etc.

• Les tâches quotidiennes pour impliquer les enfants : ils vous montrent qu’ils peuvent être autonomes en passant leurs cartes de couleur d’une colonne à une autre.

• L’apprentissage d’une langue : par exemple, une carte peut être une liste de mots pour apprendre le vocabulaire. La première liste est dans la colonne « EN COURS » au moment de sa mémorisation. Si vous avez juste, elle sera transportée dans la colonne « TERMINE ». Sinon, vous la remettez dans la conne « A FAIRE » pur y revenir plus tard.

• Etc.

Il y a de nombreux projets où le mut Kanban est idéal pour visualiser l’avancée et les efforts de chacun. C’est une méthode agile peuvent être différents. Mais le principe est le même.

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