Vous ne savez plus où vous en êtes dans vos projets ? La meilleure façon de le savoir est de noter toutes les étapes et votre avancée. Le mur Kanban est la solution pour visualiser vos projets. Dans cet article, je vous guide pour construire votre mur Kanban afin d'être efficace dans la réalisation de votre travail. Mais avant cela, rappelons sa définition.
SOMMAIRE
- C’est quoi la méthode Kanban ?
- Comment faire un mur Kanban ?
- Pourquoi utiliser la méthode Kanban ?
Mur Kanban : le principe
La méthode Kanban est issue du système de production de la firme automobile Toyota porté par Taiichi Ono, alors responsable des stocks. Ce concept du « juste à temps » permet de réduire les coûts de production par les flux tendus. Une carte kanban est fixée à un sachet de composants. Si celui-ci est vide et donc vendu, la carte retourne sur le tableau. L’idée étant de limiter la circulation des cartes pour stocker peu de produits. Les cartes circulent entre les postes de production.
Mais de nos jours, cet outil de planification permet d’être plus flexible et adaptable à chaque projet. En travaillant seul ou en équipe, instaurer un mur Kanban permet la visualisation du travail sur le long terme. Si les objectifs fixés ne sont pas réalisables, cette méthode permet de changer la structure du mur. Cela améliore également la gestion des tâches du quotidien avec une meilleure productivité.
Ainsi, la méthode Kanban comporte quatre principes :
- La limite du temps : la méthode limite le nombre de tâches dans chaque colonne. Cela pousse chacun à réaliser une tâche dans un temps apparti.
- Visualisation du flux : le mur Kanban permet d’avoir une vision d’ensemble sur la liste des tâches restantes et d’entreprendre les priorités.
- Le travail collaboratif : les collaborateurs s’entraident avant de prendre une nouvelle tâche qui leur est destinée. Ainsi, le projet avance de manière efficace.
- La progression : cet outil de gestion de projet permet d’analyser et de résoudre d’éventuels problèmes. Elle permet également de motiver les équipes et d’observer le travail accompli.
Mur Kanban : le fonctionnement
Le mur Kanban qu’il soit digital ou physique (sur un tableau accroché au mur par exemple) s’adapte à tout type de projet. Il est donc facile de le modifier selon les actions à effectuer. Par exemple, la base d’un tableau consiste à inscrire trois colonnes : A FAIRE – EN COURS – FINI.
Mais selon le projet, il peut compter une quatrième colonne ou plus si le travail s’étire sur de nombreux mois. Cela peut être une colonne nommée BLOCAGE pour laisser en attente afin de ne pas perdre de temps à exécuter d’autres tâches.
Cette méthode reprend également la matrice d’Einsenhower qui priorise les tâches dans le temps (A FAIRE – A PLANIFIER – A DELEGUER – A ELIMINER). Dans ce cas, les cartes Kanban auront des dates définies. Aussi important quand le mur est partagé avec des collaborateurs. Chacun le visualise et sait ce qu’il a à réaliser. Ainsi, nous pouvons avoir un grand tableau de bord comme suit :
- collaborateur A avec des étiquettes vertes
- collaborateur B avec des étiquettes jaunes
- collaborateur C avec des étiquettes bleues.
L’apport des codes couleurs permet d’observer rapidement l’avancée du projet. Le travail collaboratif permet aussi de s’entraider pour tenir les échéances.
Mur Kanban : pourquoi utiliser cette méthode ?
Il est plus facile de piloter un projet avec un visuel pour connaître l’avancée de celui-ci. Le mur Kanban est un outil basé sur le visuel. Ainsi, vous restez concentré sur les tâches en cours avant de vouloir réaliser toutes les tâches de la première colonne.
C’est aussi un moyen de se motiver pour aller jusqu’au bout de son projet.
Tout le monde peut l’utiliser : les marques telles que la vôtre dans une stratégie marketing, des étudiants en période de révision, une famille avec des projets de vie, des enfants dans leur routine afin de les rendre autonome, etc.
L’utilité du mur Kanban présente des avantages pour garantir la réalisation avec succès des projets :
- la visibilité des étapes d'un projet pour tenir les échéances,
- la gestion du temps en planifiant de façon réaliste pour éviter la surcharge de travail,
- la priorisation, en commençant les tâches selon les délais et leur importance,
- la progression, facteur de motivation,
- la flexibilité et l’adaptabilité de la méthode permettant de réajuster les tâches de manière agile dans une organisation privée.
Le mur Kanban est un outil de collaboration. Les tâches individuelles peuvent être retranscrites sur un journal bullet que chacun possèdent individuellement.
Le mur Kanban est une méthode agile dans la planification d’un projet. Il se présente sous forme de tableau avec minimum de trois colonnes pour observer rapidement les différentes tâches. Chaque carte du mur représente une tâche qui a un cycle de vie limitée pour livrer le projet. Cet outil d’organisation peut être utile tant sur le plan professionnel que personnel.
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Article écrit par Valérie
Rédactrice Web - Manager Pinterest
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