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Le mur Kanban pour réaliser ses projets

Travailler sur un projet professionnel demande de la rigueur. Etant indépendant, nous avons plusieurs casquettes : notre corps de métier, le marketing, la gestion, etc. Pour travailler efficacement, même en collaboration, la méthode Kanban permet de visualiser l’avancement du projet. A l’aide d’un mur divisé en trois colonnes pour chaque étape de réalisation. Comment fonctionne le mut Kanban et comment le mettre en pratique ?

 

 

Le mur Kanban : le principe

 

La méthode Kanban est issue du système de production de la firme automobile Toyota porté par Taiichi Ono, alors responsable des stocks. Ce concept du « juste à temps » permet de réduire les coûts de production par les flux tendus. Une carta « kanban » est fixé à un sachet de composants. Si celui-ci est vide et donc vendu, la carte retourne sur le tableau. L’idée étant de limiter la circulation des cartes pour stocker peu de produits. Les cartes circulent entre les postes de production.

 

Mais de nos jours, cet outil de planification permet d’être plus flexible et adaptable à chaque projet. En travaillant seul ou en équipe, instaurer un mur Kanban permet de visualiser le travail sur le long terme. Si les objectifs que l’on se fixe ne sont pas réalisables, cette méthode permet de changer la structure du mur. Cela permet également d’améliorer la gestion dans les tâches du quotidien et pour une meilleure productivité.

 

 

Le fonctionnement du mur Kanban

 

Le mur Kanban qu’il soit digital ou physique (sur un tableau accroché au mur par exemple) s’adapte à tout type de projet. Il est donc facile de le modifier selon les actions à effectuer. Par exemple, la base d’un tableau consiste à inscrire trois colonnes : A FAIRE – EN COURS – FINI.

Mais selon le projet, il peut compter une quatrième colonne ou plus si le travail s’étire sur de nombreux mois. Cela peut être une colonne nommée BLOCAGE pour laisser en attente afin de ne pas perdre de temps à exécuter d’autres tâches.

 

Cette méthode reprend également la matrice d’Einsenhower qui priorise les tâches dans le temps (A FAIRE – A PLANIFIER – A DELEGUER – A ELIMINER). Dans ce cas, les cartes Kanban auront des deadlines. Aussi important quand le mur est partagé avec des collaborateurs. Chacun le visualise et sait ce qu’il a à réaliser. Ainsi, nous pouvons avoir un grand mur comme suit :

 

  • collaborateur A avec des étiquettes vertes
  • collaborateur B avec des étiquettes jaunes
  • collaborateur C avec des étiquettes bleues.

 

L’apport des codes couleurs permet d’observer rapidement l’avancée du projet. Le travail collaboratif permet aussi de s’entraider pour tenir les échéances.

 

 

 

Ma version carnet du mur Kanban

 

Adepte des carnets et des stylos, mais également des Todo List, j’ai voulu tester cette méthode dans un premier temps sur un carnet.

Le premier obstacle rencontré est le manque de visibilité. En effet, avoir le tableau sous nos yeux ou à proximité permet de connaître l’avancée des projets. Dans mon carnet, il y a donc les trois parties principales :

 

  1. sur la page de gauche : A FAIRE
  2. sur la page de droite : EN COURS
  3. à l’arrière du carnet : FINI

 

A chaque étape, il y a une couleur. Chaque fin de semaine, je note ce qu’il y a en cours en barrant dans la partie A FAIRE. Quand j’ai terminé, je note à l’arrière du carnet en procédant de la même façon. Je n’efface pas les tâches réalisé. Mon but est également de voir ce que j’ai accompli.

Chaque jour, je regarde ma Todo List dans la partie EN COURS, dans un premier temps. Le reste de la liste correspond à des tâches de plusieurs projets et ainsi des idées de réflexions pour les intégrer ou non aux projets.

 

Par exemple, pour mon projet d’écriture, je sais qu’il y a des corrections et qu’il faut que je pense à sélectionner des bêtas lecteurs. Entre temps, je sais qu’il va falloir tout construire sur les réseaux sociaux avec des idées sur la ligne éditoriale et réaliser un site web afin de me faire connaître en tant qu’auteure indépendante.

 

Il va de soi que c’est une version simplifier du mur Kanban. Mais chacun l’adapte selon sa situation et son organisation. Rien n’empêche de modifier la version puisque le mur Kanban est une méthode agile.

 

 

 

La méthode de management Kanban vient de Taiichi Ono, cadre chez Toyota au Japon. Cette méthode consiste à travailler à flux tendu pour générer une meilleure production. Aujourd’hui, cette méthode permet de travailler sur ses tâches en se fixant des objectifs étape par étape. A FAIRE – EN COURS – FINI. La structure du mur peur s’adapter à tout type de projet seul ou en collaboration. L’idée est de visualiser ensemble l’avancée du projet afin d’en améliorer pour gérer au mieux sa productivité.

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