Quel outil utiliser dans la gestion de ses projets ? Bien qu'il existe de nombreuses applications, dans cet article, je vous présente OneNote. Cette application a de nombreux avantages que j'énumère. Aussi, je vous explique comment j'utilise OneNote dans ma gestion de contenu marketing.
SOMMAIRE
- Qu’est-ce que OneNote ?
- Quelle est l’utilité de OneNote ?
- Quels sont ses avantages ?
- Comment créer un fichier sur l’application ?
OneNote : qu’est-ce que c’est ?
Le système d’exploitation Microsoft intègre de nombreuses applications dans sa suite, dont OneNote. Cette application est un outil d’organisation et de production utilisé au quotidien pour gérer sa vie personnelle comme professionnelle.
Son utilité première est la prise de note. L’application permet de travailler de n’importe où grâce à sa connectivité sur plusieurs appareils comme le PC, la tablette, le mobile et le travail en ligne et hors ligne avec le cloud OneDrive et son extension OneNote Web Clipper.
L’application se présente comme un classeur avec des sections (ou intercalaires) et des pages pour organiser chaque dossier. C’est ce que nous allons voir plus bas en vous donnant en exemple mes pages pour mon activité.
OneNote : quelle est son utilité ?
Dans cet article, il sera question de mon utilisation de OneNote en tant que rédactrice web et créatrice de contenus avec vbvariable®️. Ainsi, vous vous apercevrez de l’étendue de l’application pour l’intégrer dans votre propre organisation.
OneNote est utilisé dans un premier temps pour une prise de note. Avant, dès que j’avais une idée, je la notais sur le bloc-notes du smartphone. Grâce aux sections et aux pages sur OneNote, j’organise directement mes notes.
Dans mon travail au quotidien, chaque bloc-notes correspond à un client, à mon entreprise et à mes romans. À l’intérieur de ceux-ci, se trouvent des sections, l’équivalent des intercalaires d’un classeur. Chaque section correspond alors à un média social, un blog, une stratégie globale, etc. Les pages quant à elles représentent à un mois de contenus, à une To do list, à un tableau d’analyse, etc.
Tout est à portée de main. Je n’utilise plus Excel et très peu de Word. Il y a la possibilité d’intégrer de nombreux fichiers comme :
- des images,
- des vidéos,
- des audios (fichiers ou enregistrées directement depuis OneNote),
- des PDF,
- des captures de page web grâce à son extension,
- des tableaux,
- des dessins à main levée,
- etc.
OneNote : quels sont les avantages ?
Il y a de nombreux avantages à utiliser OneNote au quotidien. En voici neuf :
1. L’écriture par bloc permet de déplacer des sections de textes pour les organiser. Par exemple, pour schématiser la structure de mon blog, au lieu de réécrire le titre des pages quand je fais des modifications, je déplace uniquement les blocs nécessaires. Les blocs permettent aussi de réaliser des mind maps pour élaborer des stratégies de contenus et un mur Kanban pour avancer sur un projet spécifique.
2. Les impressions de fichiers sont des atouts pour extraire les textes des images. Par exemple, au lieu de réécrire le texte d’un flyer pour les réseaux sociaux, il y a la possibilité de sélectionner l’image du flyer pour ne récupérer que le texte brut. OneNote présente un lecteur immersif. On imagine bien la facilité pour les personnes à déficience visuelle de lire de tels supports.
3. La commande vocale pour retranscrire les idées. Cette commande peut soit garder un enregistrement audio ou retranscrire le texte directement en texte. Idéal quand on n’a pas de carnet avec soi. C’est d’ailleurs plus simple que de prendre la fonctionnalité dessin pour écrire manuellement. Aussi, elle permet de gagner du temps dans la production de contenu.
4. L’organisation des dossiers. En réorganisant les pages et les sections dans un bloc-notes, celles-ci peuvent changer d’endroit. Il est donc possible de déplacer les dossiers sans les perdre ou devoir copier les textes à l’intérieur. Cela peut être dans un même bloc-notes ou dans un autre.
5. L’extension OneNote Web Clipper permet de capturer les pages web sous forme d’image pour travailler hors connexion. Par exemple, quand je suis en extérieur, je n’ai pas Internet sur mon mobile. Avant de partir, je capture la page web que je souhaite. Vous n’avez donc vous non plus aucune excuse de continuer à travailler à la refonte de votre site, dans une salle d’attente pour vos rendez-vous persos, même sans connexion !
6. Le travail de n’importe où. OneNote à l’avantage d’être une application connectée. En plus de travailler sur un mobile sans Internet, vous pouvez emprunter un ordinateur et vous connecter à OneNote grâce à vos identifiants de Microsoft. Vos fichiers sont stockés sur le cloud OneDrive. De même depuis une tablette. Pour retrouver tout votre travail sur votre PC principal, il suffit de synchroniser l’appareil.
7. Le travail par équipe. Au lieu d’envoyer un fichier ou des notes à votre collaborateur qui n’est pas dans la même pièce que vous, vous pouvez travailler ensemble sur ce même fichier. Pour permettre cela, vous invitez votre collaborateur avec son adresse mail. Aussi, il aura accès à tout ou une partie de votre bloc-notes pour effectuer des modifications instantanément ou non.
8. La récupération d’erreurs. L’avantage d’avoir une application sur le cloud (OneDrive) est qu’il y a la possibilité de récupérer la dernière version avant le récent enregistrement. Un avantage en cas d’erreur ou de suppressions de fichiers non voulues. Pour récupérer ces données, il suffit de se rendre sur OneDrive et de sélectionner l’historique.
9. La connexion avec d’autres applications Microsoft. Il est vrai que les mises en pages sur OneNote ne valent pas celles de Word ou d’Excel. D’ailleurs, il n’est pas possible de faire des calculs avec formules dans les tableaux OneNote. Pour y remédier, de simples copier-coller de l’application de notes vers Word et Excel suffisent pour réaliser de belles présentations. De même avec la messagerie Outlook. Une vraie connexion peut se faire entre Outlook et une autre application To Do par l’intermédiaire de OneNote. Je vous laisse consulter des vidéos sur YouTube pour ce paramétrage, car je n’utilise pas cette fonctionnalité.
OneNote : comment créer un fichier ?
Dans ce paragraphe, je vous donne l’exemple d’un de mes blocs-notes ainsi que deux pages avec des fonctionnalités différentes. Le mieux est de travailler sur l’ordinateur.
- Pour créer un bloc-notes, cliquez sur « AJOUTER UN BLOC-NOTES » en bas de la colonne de gauche et entrer le nom de votre marque/entreprise.
À gauche de votre écran, vous aurez alors deux colonnes : une pour les sections (représentées par des intercalaires de couleurs) et une autre pour les pages.
- Ici, vous allez créer deux sections « Blog » et « Pinterest ». Après cet exemple, vous pourrez modifier les noms.
- En sélectionnant « Blog », vous cliquez sur « AJOUTER UNE NOUVELLE PAGE », toujours en bas à gauche. Cette page, je la nomme « Stratégie de mots-clés ».
En haut de celle-ci, je crée un organigramme. C’est ma structure de blog.
- Pour écrire en blog, il faut positionner le curseur loin de la précédente écriture. Un bloc s’affichera pour déplacer le mot.
- Dans le menu « DESSIN » en haut, sélectionnez une couleur et une flèche. Je les utilise pour lier les pages entre elles (selon ma stratégie de liens internes).
- Dans cette même page, vous allez créer un tableau. Vous avez toutes les fonctionnalités dans le menu en haut. Vous avez les fonctions dans le menu « INSERTION » puis « TABLEAU » pour noter les titres et les colonnes. Un onglet « tableau » s’affichera dès que vous travaillerez dessus pour avoir accès à d’autres paramètres.
Ici, je note le titre de mes articles de blog, le type de pages, le mot-clé, le score, la position sur Google, sur Bing et les clics sortants sur Pinterest.
Ensuite, dans la section « Pinterest », vous allez créer une page qui se nomme « Janvier ». Ici, nous allons rédiger du contenu sur Pinterest pour le mois de janvier. Le tableau comprend sept colonnes, car je publie tous les jours sur cette plateforme. Les lignes correspondent aux semaines. Dans chaque cellule, je remplis la description d’une épingle (contenu). Au-dessus de la description, j’insère le visuel adéquat.
Désormais, vous avez un échantillon de mon tableau de bord ouvert en permanence sur mon ordinateur de bureau.
La version PC est amenée à disparaître au profit des versions sur OneDrive et sur smartphone. Et donc les fonctionnalités sur ces appareils s’améliorent. Vous trouverez des similitudes pour faire des essais de création depuis votre téléphone mobile. Sur l’interface du mobile, vous avez directement les dernières pages que vous avez modifiées. Cela évite d’aller dans les blocs-notes.
OneNote est une application pour organiser ses dossiers. Présent sur plusieurs supports (PC, tablette, smartphone), elle est utile pour le travail collaboratif à distance avec ou sans connexion. OneNote permet de créer son propre dashboard pour la production de contenu et analyse par média et par client. Idéal pour les prestataires en marketing digital.
J'ai rédigé un guide pour élaborer une stratégie de contenus marketing unique à votre business. A l'intérieur de cet e-book, vous aurez en détail, les étapes pour constuire votre calendrier éditorial. Pour télécharger ce guide, rendez-vous sur la page des e-book.
Article écrit par Valérie
Rédactrice Web - Manager Pinterest
Retrouvez-moi sur les médias :
Écrire commentaire